Hvad er datakategorier?

Datakategorier er definitionerne på den data der behandles i organisationen. Datakategorier kan også forstås som dataobjekter. Administratorer kan oprette nye datakategorier der bliver behandlet af organisationen i aktiviteter (gennem processer) og er mappet til systemer og/eller kontrakter. Administratorer kan oprette nye kategorier eller redigere i detaljerne om allerede oprettede kategorier, som f.eks. kategoriseringen, klassificeringen og tags. Vær obs på at hver datakategori kan linkes til flere aktiviteter og at ændringer i en datakategori dermed kan have en effekt på flere aktiviteter, systemer og kontrakter på én gang.

Hvor kan jeg håndtere mine datakategorier?

Under Indstillinger >Datakategorier

Opret ny datakategori

Klik på ‘+Opret ny datakategori’ for at oprette en ny. Her kan du udfylde stamdata for den nye datakategori og derefter klikke på ‘Gem’.

Navn: Navnet på datakategorien er det officielle navn som admin vælger og det der kan ses af organisationen når de datamapper (f.eks. telefonnummer, Navn, CPR nummer).

Beskrivelse: Beskrivelsen kan indeholde detaljer om hvad datakategorien omfatter (f.eks. hvis datakategorien er ”Kontaktinformationer”, så kan beskrivelsen gå i dybden med hvad der menes, herunder tlf. nr., e-mail adresse osv.)

Privatlivs-klassificeringen: Klassificeringen henhører til en af de fire typer dataobjekter der omtales i GDPR

Forretnings-klassificeringen: Forretningsklassificering kan tilføjes hvis det er nødvendigt at inddele datakategorien yderligere end de specifikke typer i henhold til GDPR.

Kategori: Kategorien kan også tilføjes for en højre aggregering af datakategori hvis dette er nødvendigt. Du kan tilføje en ny kategori ved at skrive direkte i feltet og til klikke på ‘Gem’. Den nye kategori vil i fremtiden være valgbar for andre datakategorier i drop-down menuen.

Tags: Hvis det er relevant kan tags tilføjes i de tilfælde hvor datakategorien f.eks. har flere kaldenavne, titler, forkortelser eller stavemåder. Tags kan facilitere links og gør dermed søgningen nemmere for samme kategori. Du kan lave nye tags ved at skrive direkte i feltet og trykke på enter. Den nye kategori vil i fremtiden være valgbar på andre datakategorier i drop-down menuen.

Nye datakategorier kan også oprettes ved at bruge genvejen i systemet i forbindelse med en mapping af dataflow. Når en bruger er inde under ‘Dataflow’ fanen på en aktivitet og har klikket på ‘Dataflow’ knappen ud fra et system eller en kontrakt, kan admins oprette nye datakategorier ved at klikke på knappen nederst til venstre i vinduet.

Nye datakategorier kan kun tilføjes af administratorer ved: Administrator kan gå til indstillinger > Datakategorier > Opret en ny datakategori ved at bruge genvejen i systemet i forbindelse med en mapping af dataflow. Når en bruger er inde under ‘Dataflow’ fanen på en aktivitet og har klikket på ‘Dataflow’ knappen ud fra et system eller en kontrakt, kan admins oprette nye datakategorier ved at klikke på knappen nederst til venstre i vinduet.

Rediger i en eksisterende datakategori

For at redigere i stamdata, f.eks. hvis du vil ændre navnet på en datakategoi, skal du klikke på redigeringsikonet (blyanten) i højre side af listen inde i indstillinger og datakategorier.

Slet en eksisterende datakategori

For at slette en eksisterende datakategori skal du klikke på skraldespandsikonet i højre side af rækken ud fra den pågældende datakategori. Klik derefter på ‘Bekræft’. Sletning af datakategorier er vigtigt hvis der er dupletter.

Søg og filtrer

Du kan søge og filtrerer på eksisterende datakategorier ved at skrive direkte i søgefeltet på listen eller ved at klikke på tragt-ikonet i højre side.

For at filtrere i listen af datakategorier skal du klikke på tragt-ikonet i højre side.

Was this article helpful?

Related Articles

Need Support?

Can't find the answer you're looking for?
Contact Support