Hvad er en kontrakt?

En kontrakt kan være en formel aftale med en leverandør, samarbejdspartner, kunde etc., som informationer deles eller videregives med. Kontrakter kan være registrering af eksistensen af ​​enhver aftale, der er underskrevet med en tredjepart, såsom en serviceaftale, databehandleraftale, partnerskabsaftale, systemhostingaftale osv.

Hvor kan jeg administrere kontrakter og tredjeparter?

Under hovedmenuen > Kontraktstyring

Navnet på kontrakten er det formelle navn på aftalen. (f.eks. ‘Hostingaftale med Microsoft’. )

Kontrakt reference

Tilføj en kontraktreference, som er kontraktens referencenummer.

Ansvarlig

Tildel en overordnet ansvarlig eller ansvarlig til kontrakten. Den/de ansvarlige kan være en eller flere personer, der på en eller anden måde er ansvarlig for kontraktstyringsprocesserne. Det er muligt at tilføje flere ejere. Alternativt kan flere ejere vælges, hvoraf den ene er markeret med en stjerne, der angiver den overordnet ansvarlige. På denne måde kan flere brugere være ejere, mens kun én har det overordnede ansvar.

Grupper og kategorier

Relater kontrakten til en specifik tredjepart, som allerede er på din centrale liste over tredjeparter (juridiske enheder), som din organisation deler oplysninger med. Som administrator kan du klikke på ‘Opret ny’ for at tilføje en ny tredjepart til listen.

Tilføj en kategori til kontrakten fra den eksisterende rullemenu, eller opret en ny kategori. Du kan selv oprette en ny kategori ved at skrive direkte i feltet. Fremover kan muligheden vælges i drop down menuen. For eksempel. en kategori kunne være ‘Hostingpartner’ eller ‘Kunde’.

Tags

Her er det muligt at lave tags, der gør, at kontrakten kan søges ved hjælp af et alternativt søgeord – f.eks. hvis virksomheden har et alternativt navn til kontrakten, eller hvis du ønsker at tagge kontrakten som en “tredjelandsoverførsel”.

Feature activation

Her kan du aktivere eller deaktivere en række specifikke funktioner på dit kontraktmodul.

  • Kontraktforanstaltninger: Klik på ja, hvis du gerne vil have mulighed for at tilføje kontraktforanstaltninger til dette modul. Det betyder, at du kan kortlægge en liste over tiltag, som denne kontrakt skal måles efter, såsom sikkerhedskrav, der er fastsat i kontrakten (implementering fysisk sikkerhed, adgangsstyring, kryptering eller specifikke kontroller fra ISO-standarder) – det kan også være specifikke lovkrav fra f.eks. konkurrencelovgivning, som du ønsker at holde styr på pr. kontrakt. Et andet eksempel kunne være dokumentspecifikke supplerende foranstaltninger for at implementere og rapportere om Schrems II. Et sidste eksempel kunne være at dokumentere beløbsstørrelserne på hver kontrakt, så kontraktstyringen kan filtrere på små og store mængdekontrakter. Administratoren kan oprette enhver foranstaltning, der er nødvendig.
  • Privatlivsfunktioner: Klik på ja, hvis du gerne vil have mulighed for at kortlægge databeskyttelsesspørgsmål såsom databehandleraftaler, lokationer, lovgrundlag mm.
  • Risikostyringsfunktioner: Klik på ja, hvis du gerne vil være i stand til at vurdere forretnings- eller privatlivsrisici for kontrakten.
  • Relationer: Klik ja, hvis du vil kunne se lister over alle de aktiviteter, systemer og data, som kontrakten er relateret til.
  • Valideringer: Klik på ja, hvis du vil være i stand til at validere hver kontrakt, for at angive, om kontraktens nuværende tilstand skal være ‘Accepteret’ eller ‘Afvist’.
Beskrivelse
Dokumenter

Upload eller link til dokumenter relateret til denne kontrakt. For eksempel. selve aftalen. Giv kontrakten et formelt navn, tilføj en kategori, f.eks. hovedaftale, DPA, bilag. (du kan tilføje en ny kategori ved at skrive noget i feltet. Husk at angive, om kontrakten er underskrevet eller afventende.

Kontaktperson

Tilføj en kontaktperson for kontrakten, herunder kategori (f.eks. intern serviceanmoder, salgsrepræsentant), e-mail-adresse eller telefonnummer. (du skal bruge det avancerede kontraktmodul til denne funktion)

Opret eller tilføj kontraktmål på arket, Mål

Kontraktforanstaltninger

Udfyld relevante oplysninger relateret til privatliv under fanen, Privatliv

Databehandleraftale

Underdatabehandlere

Tilføj og udfyld risikoscenarier under fanen, Risikostyring

Risikoscenarier

Se projekter, vurderinger under fanen, Vurderinger

Her kan du se en liste over konsekvensvurderingsrapporter og projekter, hvor kontrakten er indgået.

Se relaterede aktiviteter, systemer og datakategorier under fanen, relationer

Aktiviteter på kontrakter

Forretningsaktiviteter, hvor denne kontrakt er relateret/involveret i henhold til forretningsansvarlige. For eksempel. en specifik værtsaftale er involveret i HR-processen, ifølge HR-personale.

Systemer på kontrakter

Systemer, hvor denne kontrakt er relateret/involveret i henhold til forretningsansvarlige. For eksempel. en specifik værtsaftale er relateret til et specifikt HR-system ifølge HR-personale.

Datakategorier på kontrakter

Datakategorier, der deles med tredjeparter som en del af en specifik aftale. For eksempel. Kontaktoplysninger og løndata deles med en systemudbyder som en del af en hostingaftale.

Was this article helpful?

Related Articles

Need Support?

Can't find the answer you're looking for?
Contact Support